Penyelenggaraan Forum Koordinasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) merupakan sarana implementasi Peraturan Bupati Madiun Nomor 85 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Madiun. Hal ini disampaikan oleh PPID Utama Sawung Rehtomo saat memberikan sambutan dalam pertemuan Forum PPID “Peningkatan Ketersediaan Informasi Publik dan Pengaktifan Website PPID Pembantu di Lingkup Pemerintah Kabupaten Madiun”, Selasa (17/11).
Oleh karena itu, pertemuan yang diselenggarakan secara virtual dan dihadiri perwakilan 9 Badan Publik di Aula Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Madiun ini diharapkan dapat meningkatkan kerjasama pelayanan informasi publik di masing-masing OPD. “Mari kita manfaatkan pertemuan ini untuk menyamakan persepsi sehingga dapat menyatukan langkah dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi”, jelas Sawung di akhir sambutannya.
Pranata Humas Ahli Madya Dinas Kominfo Provinsi Jawa Timur sekaligus Pemerhati Keterbukaan informasi Agus Dwi Muhanan, dipilih sebagai narasumber dalam kesempatan ini. Agus menerangkan bahwa seluruh PPID Utama maupun Pembantu, perlu meningkatkan pemahaman tentang pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi. Sehingga dapat menghasilkan layanan informasi dan dokumentasi yang berkualitas untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik, yakni yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. Sebab selama ini, lanjut Agus, masih banyak pimpinan OPD yang kurang peduli terhadap keterbukaan informasi dan masih merasa takut untuk terbuka. Padahal tranparansi dapat meningkatkan akuntabilitas publik.
Agus juga menjelaskan bahwa berdasarkan Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, setiap PPID wajib menyediakan informasi yang dapat diakses oleh publik. Informasi tersebut diklasifikasikan menjadi 3 kategori, yaitu Berkala, Serta Merta, dan Setiap Saat. Ketersediaan informasi ini untuk menghindari keberatan dan sengketa informasi dari Pemohon Informasi apabila permohonannya terlalu lama diproses.
Di akhir pertemuan, Agus menghimbau agar PPID Pembantu segera menyusun Daftar Informasi Publik (DIP) dan melengkapi dokumen pendukungnya. DIP tersebut untuk segera diunggah melalui website masing-masing OPD dan dihimpun oleh PPID Utama.